Kebijakan Privasi OS PT KRSM

Terakhir diperbarui: 3 November 2026

OS PT KRSM adalah aplikasi internal PT Kharismapratama Abadisejatindo, yang selanjutnya disebut Perusahaan. Aplikasi ini terdiri atas dasbor dan sistem otomasi untuk pekerjaan penjualan, riset prospek, dan rekrutmen. Kebijakan ini menjelaskan data yang diproses aplikasi, tujuan pemakaiannya, tempat penyimpanannya, dan hak Anda atas data tersebut.

1. Pihak yang bertanggung jawab

Perusahaan menentukan tujuan pemakaian data, sehingga Perusahaan bertindak sebagai Pengendali Data Pribadi. DIGIFANA membangun dan memelihara aplikasi ini atas instruksi Perusahaan, sehingga DIGIFANA bertindak sebagai Prosesor Data Pribadi. Kedua peran itu mengikuti Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi.

2. Data saat Anda masuk

Aplikasi ini hanya dapat dipakai oleh pengguna yang sudah didaftarkan oleh admin Perusahaan. Anda masuk dengan alamat email dan kata sandi yang Anda susun sendiri. Aplikasi menyimpan nama dan alamat email Anda, sedangkan kata sandi disimpan dalam bentuk hash, sehingga admin tidak dapat membacanya. Aplikasi memakai data itu untuk mengenali Anda, menerapkan hak akses sesuai peran Anda, dan mencatat tindakan yang Anda lakukan di dalam aplikasi.

Perusahaan dapat menyalakan pilihan Masuk dengan Google sebagai cadangan. Selama pilihan itu menyala dan Anda memakainya, aplikasi menerima nama, alamat email, foto profil, dan tanda pengenal akun Google Anda untuk tujuan yang sama. Izin masuk ini tidak memberi aplikasi akses ke Gmail, Google Drive, Google Sheets, atau Google Kalender milik Anda.

3. Berkas Google milik Perusahaan

Aplikasi membuka Google Sheets dan Google Drive melalui akun layanan khusus. Akun layanan itu hanya dapat membuka berkas yang sengaja dibagikan kepadanya oleh Perusahaan, misalnya spreadsheet stok, spreadsheet prospek, jawaban formulir lamaran, dan berkas CV pelamar.

Selain itu, Pemilik Sistem dapat menghubungkan satu akun Google milik Perusahaan, supaya agen AI di dalam aplikasi dapat membaca folder Google Drive, Google Sheets, dan Google Docs yang sudah diizinkan di halaman Google Workspace. Sambungan ini dipakai hanya untuk membaca. Izin yang diminta mencakup Google Sheets, Google Drive, Google Forms, dan Google Calendar, tetapi berkas di luar daftar izin tidak dibuka, dan folder CV serta jawaban formulir lamaran selalu ditolak. Sambungan ini tidak memakai akun pribadi karyawan, dan Pemilik Sistem dapat memutuskannya kapan saja.

Pengelola sistem juga memakai alat administrasi untuk menyiapkan Google Forms, Google Sheets, dan folder Google Drive dari akun Google milik Perusahaan, atas izin pemegang akun tersebut. Alat ini tidak dipakai untuk membuka akun Google karyawan atau pelamar.

4. Data lain yang diproses aplikasi

• Pengguna dasbor: peran, riwayat aktivitas, alamat IP, dan jenis peramban yang tercatat pada sesi masuk.
• Sales yang memakai WhatsApp: nomor WhatsApp yang terdaftar, isi pertanyaan, dan dokumen penawaran yang diminta.
• Pelamar kerja: jawaban formulir lamaran, berkas CV, hasil penyaringan, catatan HRD, dan status lamaran.
• Prospek perusahaan: informasi bisnis dari sumber publik, beserta alamat sumber dan waktu pengambilannya.

5. Pemakaian kecerdasan buatan (AI)

Aplikasi memakai layanan AI dari pihak ketiga untuk membantu menjawab pertanyaan kerja dan menyusun rekomendasi penyaringan CV. Data dari akun Google yang dijelaskan pada bagian 2 tidak dikirim ke layanan AI. Isi berkas yang diizinkan pada bagian 3 dikirim ke layanan AI hanya ketika pimpinan menanyakan isi berkas itu di dalam aplikasi, dan tidak dipakai untuk melatih model AI.

Sebelum teks CV dikirim, sistem menyamarkan alamat email, nomor telepon, dan NIK, tetapi nama di dalam CV tetap terkirim. Pengiriman CV hanya aktif bila layanan AI tersebut tidak menyimpan data, atau bila Perusahaan telah memberikan persetujuan tertulis. Teks CV tidak disimpan di database aplikasi.

AI hanya memberikan skor dan alasannya. Keputusan untuk melanjutkan pelamar ke tahap wawancara dan hasil akhirnya selalu dibuat oleh manusia yang berwenang di Perusahaan.

6. Penyimpanan dan keamanan

Data aplikasi disimpan di database pada server yang disewa atas nama Perusahaan, termasuk token masuk yang diberikan Google. Token akun Google Perusahaan disimpan dalam bentuk terenkripsi. Berkas CV tetap berada di Google Drive Perusahaan. Koneksi ke dasbor memakai HTTPS, dan aplikasi memakai kuki untuk menjaga sesi masuk Anda. Hak akses diperiksa di server setiap kali data dibaca atau diubah, sehingga pengguna hanya dapat melihat data sesuai perannya.

7. Pembagian data

Perusahaan tidak menjual data pribadi dan tidak memakainya untuk iklan. Data hanya dibagikan kepada penyedia layanan yang diperlukan agar aplikasi berjalan, yaitu penyedia server, Google, penyedia layanan AI, dan WhatsApp, atau kepada pihak lain bila diwajibkan oleh hukum.

Penggunaan dan pemindahan informasi yang diterima dari Google API ke aplikasi lain mengikuti Google API Services User Data Policy, termasuk ketentuan Limited Use.

8. Masa simpan

Data disimpan selama masih diperlukan untuk pekerjaan atau proses rekrutmen. Saat admin mencabut akses Anda, sesi Anda berakhir dan Anda tidak dapat masuk lagi. Data pelamar dapat dihapus atas keputusan Perusahaan atau atas permintaan pelamar, dan penghapusan itu ikut menghapus lamaran serta pesan yang belum terkirim.

9. Hak Anda

Anda dapat meminta salinan, perbaikan, atau penghapusan data pribadi Anda dengan menghubungi kontak pada bagian 11. Anda juga dapat mencabut izin aplikasi kapan saja melalui halaman izin akun Google Anda.

10. Perubahan kebijakan

Perusahaan dapat memperbarui kebijakan ini bila cara kerja aplikasi berubah. Tanggal pada bagian atas halaman ini menunjukkan pembaruan terakhir.

11. Kontak